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AIでタイムマネジメント戦略で作業の効率化をする

タイムマネジメント戦略

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タイムマネジメントって聞いたことありますか?

藤井とも
藤井とも

私はまったく知りませんでした!

タイムマネジメントは、忙しい日々の中で時間を効果的に使い、自分の目標ややりたいことを実現するため時間割を計画することです。

  • 日々時間がない!
  • ブログを書く時間が取れない!
  • 時間管理を気分や感覚でしている
  • 時間管理をしたことがない

こんな悩みを持っているあなたには、タイムマネジメントをしてみることをおすすめします。

この記事では、タイムマネジメントについて、タイムマネジメントの流れ、「Poe(ポー)」を使って一日のタイムスケジュールを決めるやり方を紹介します。

時間割をうまく組み合わせることで、一日の作業を効率化していきます。

藤井とも
藤井とも

タスクを消化できると達成感があり、気持ちよく一日を過ごせますよ!

なんと言ってもダラダラが無くなります!

タイムマネジメントとは?

タイムマネジメントとは、限られた時間の中で効果的に自分の目標を達成するためのスキルや手法のことです。

日々の生活や仕事において、色々なタスクや優先事項が存在する中で、時間を上手に使い分けることが求められます。

タイムマネジメントを実践することで、無駄な時間の浪費を減らし、重要な仕事や目標に集中することができます。

藤井とも
藤井とも

私は時間割を決めることで、気持ちが引き締まって集中して作業ができるようになりました!

タイムマネジメント戦略の流れ

実際にタイムマネジメントをしてみるといいでしょう。

タイムマネジメントは6つ工程からなります。

「タイムマネジメントを毎日するには多いな・・・」と感じるでしょうが、慣れてくると10分くらいで終わります。

タスクは余裕をもってこなしていってください。たくさんのタスクを詰め込みすぎると、計画通りにこなせず、落ち込むことになります。

タイムマネジメントの流れ
  • ステップ1
    目標設定をする

    何を達成したいのか、どのような結果を得たいのかの目標設定をします。目標を設定することで、やるべきことが明確になり、モチベーションや集中力も高まります。

  • ステップ2
    To Do Listでタスクを整理する

    やるべきことをリストアップします。「プレゼン準備」というタスクを、「資料作成」や「スライド作成」といった具体的なタスクに分けることで、取り組むべき項目が明確になります。

  • ステップ3
    アイゼンハワーマトリックスでタスクを優先順位順に仕分けする

    タスクを優先順位順に仕分けします。

    • 重要かつ緊急なタスク(Quadrant 1)
    • 重要だが緊急でないタスク(Quadrant 2)
    • 緊急だが重要でないタスク(Quadrant 3)
    • 重要でも緊急でもないタスク(Quadrant 4)

    タスクを優先順位順に仕分けすることで、効果的に時間を管理し、重要な目標に集中できるようになります。

  • ステップ4
    タイムブロッキングでタスクを時間割を決定する

    自分のスケジュールや優先順位を考慮しながら、取り組むべきタスクをブロックごとに分割します。一つのブロックには関連するタスクをまとめて設定しましょう。

    優先すべきタスクを適切な時間帯に設定します。タイムブロッキングでは、予期しないことに捕らわれることなく、計画通りにタスクを実行することが目標です。

  • ステップ5
    バッチ処理で似ているタスクをまとめる

    同じ種類のタスクを一括処理して、効率化するためにタスクをまとめます。

  • ステップ6
    カレンダー管理で全体を把握しておく

    カレンダーを使って予定や予約、会議などの情報を管理することで、全体のスケジュールを把握しておきます。自己管理するための時間や休息時間も組み込んでおくと良いですね。

時間をうまく管理することで、効率的に作業を進めることができます。

藤井とも
藤井とも

この順番がやりやすいです!

順番を入れ替えてもいいですよ

あくまで自分のやりやすい方法で管理していきましょう

「Poe(ポー)」を使って一日のタイムスケジュールを組み立ててみよう

※Poeを使うには登録が必要です。※日本語対応しています!

Poeは生成AIツールで、複数のAIbotを作れます。

一覧はChatGPT3.5や4、DALL、Claude、Llamaなど様々な生成AIツールが使えるので、試しに使ってみると違いがわかりおもしろいです。

botごとにプロンプトで設定できるので、専用の使い方ができます。

藤井 ともが作ったPoeのbot「eisenhower-matrix」はこちらから↓

ここからは、藤井 ともが作ったPoeのbot「eisenhower-matrix」でスケジューリングの流れを紹介します。

1.目標を決める

タイムマネジメント アイゼンハワーマトリックスの使い方

会話の一番初めに「目標設定」を入力します。

目標を明確にすることで、毎日のタスクがわかりやすくなります。

タイムマネジメント アイゼンハワーマトリックスの使い方

ここでは「ブログで毎月100万円の収益を上げたい!」と入力します。

タイムマネジメント アイゼンハワーマトリックスの使い方

とりあえず褒めくれます(笑)

褒めてもらえたら、「本日の日付」を伝えます。

2.To Do Listでタスクを整理する

タイムマネジメント アイゼンハワーマトリックスの使い方

タスクを伝えます。

|タスク|優先度|締め切り期日|予定作業時間|
|高|00/00|時間

上記のようにタスク・優先度・締め切り期日・予定作業時間を伝えると、アイゼンハワーマトリックスをしやすくなります。

タスクは

  • 今日すべきタスク
  • 今溜まっているタスクすべて

どちらを入れても構いません。

タスクすべてを入力することで、自分で整理しやすくなることもあります。

今回は「今日すべきタスク」を入力して伝えています。

藤井とも
藤井とも

タスクと締め切りや作業時間を書き出すことで、自分の中でも整理しやすくなります

タスクを書き出すだけでも超重要です

3.アイゼンハワーマトリックスでタスクの優先順位を決定する

タイムマネジメント アイゼンハワーマトリックスの使い方

タスクを入力すると、アイゼンハワーマトリックスの仕分けをします。

優先度が高い順に仕分けをするので、タスクが多いほどわかりやすくなります。

4.タイムブロッキングでタスクの時間割を配置する

タイムマネジメント アイゼンハワーマトリックスの使い方

「OK」すると、タイムブロッキングの作成に進みます。

1日の作業時間を伝えます。

タイムマネジメント アイゼンハワーマトリックスの使い方

休憩等も伝えます。

作業時間の割り振りをしてくれますが、うまく割り振りできないこともあります。

作業開始時間00:00
作業終了時間00:00
昼食00:00-00:00
夕飯00:00-00:00
風呂00:00-00:00

その時は、自分で時間割を調整します。

タイムマネジメント アイゼンハワーマトリックスの使い方

「ブログ1記事の執筆」と「手帳を書く」の2つのタスクを、今日は集中して作業します。

余裕を持ったタスクを設定することで、落ち着いてこなしていけます。

タイムマネジメント アイゼンハワーマトリックスの使い方

一応、軽い体調管理や褒めることもしてくれます。

5.バッチ処理で整理する

バッチ処理は、本日のタスクと似たタスクをまとめてできる場合に設定します。

例えば、「手帳を書く」というタスクに、「メールを返信する」や「タスクを追加しておく」などの作業をまとめます。

一気に作業をすることで、時間短縮になったり集中してできたりするので、チェックしておくといいですね。

6.カレンダー管理で全体を把握しておく

今日のタイムスケジュールが決まれば、カレンダーに書き込んだり、全体の締め切りや予定を確認しておきます。

毎日の細かい作業も大事ですが、全体を見渡して、優先順位を確認すると忘れることもありません。

しまった!予定がズレた!変わった!

タイムスケジュールを組んでも、予定の時間通りに終わらないことがあります。

その時は組み直すことができます。

タスクをずらすこともできるし、翌日へまわすこともできます。

もし余った時は休憩を入れたり、時間内に終わるタスクを終わらすのもいいですね。

タイムスケジュール通りに進まなくても、臨機応変に時間を使ってください。

AIでタイムマネジメント戦略で作業の効率化をするのまとめ

どうですか?

タイムマネジメント戦略をすることでタスクを効率的にこなし、仕事を終わらせることができるようになります。

初めはちょっとメンドウだとか、しなくてもいいんじゃないかと感じてしまいますが、日々の作業のおぼれてしまうことを防ぐのには、やっておくことをおすすめします。

藤井とも
藤井とも

私は毎日「eisenhower-matrix」でタスクを整理することで、焦る気持ちがおさまりました

あれもこれもしなきゃ!と焦ると、心が疲れてしまいます

タスクを整理することがとても重要です

優先順位を決めることで、タスクをこなしていけばスムーズに作業が進むようになります。

タスクに集中できるんですよね。

集中できる→タスクが進む→次のタスクへ・・・と好循環が生まれます。

「やることが多すぎて、焦る!できない!」というような方にはタイムマネジメント戦略はとても有効な作業です。

ぜひ試してみてください。AIがあるので、とてもカンタンにできますよ!

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